Systemförvaltare till Kansliavdelningen

Beskrivning
Kansliavdelningen består av Stadskansliet och Överförmyndarnämndens kansli. Stadskansliet är kommunfullmäktiges, kommunstyrelsens och valnämndens sekreta­riat. Kansliets huvuduppgift är att stödja kommunfullmäktige, kommunstyrelsen och stadsdirektören i arbetet med att styra och leda kommunen. Det innebär att kansliet ansvarar för politisk service och beredning av ärenden. Utred­ningsarbete, arkiv och e-arkiv, registratur samt stadsövergripade administration ingår också i kans­liets ansvar. Stadskansliet har även ansvaret för att utveckla och förvalta kommunens dokument- och ärendehantering.

Arbetsuppgifter
Som systemförvaltare kommer du att ha en central roll i att förvalta och utveckla arkiv- och informationsförvaltningen samt ärendehanteringen i staden. Du har ett nära samarbete med stadens arkivarie, dokumentcontroller, kommunsekreterare samt övriga nämndsekreterare och registratorer.

Du förvaltar stadens e-arkiv samt det stadsövergripade dokument- och ärendehanteringssystemet.

Staden ingår i en samverkan gällande e-arkiv med bestående av 13 kommuner samt Kunskapsförbundet Väst, du kommer som systemförvaltare för e-arkivet ta en aktiv roll i denna samverkan. Samverkan innebär att du förutom dina kollegor i staden får en mängd kompetenta och erfarna kollegor i andra kommuner med specialistkunskap inom området, vilket öppnar upp för kontinuerliga erfarenhetsutbyten.

Upphandling av ett nytt dokument- och ärendehanteringssystem pågår och du kommer få en central roll i införandet av systemet.

I dina arbetsuppgifter ingår att:
- leda och hålla samman utvecklingen av användandet av systemen och det löpande säkerhetsarbetet.
- tillse att förvaltningsobjekten efterlever informationssäkerhetspolicyn och riktlinjer för informationssäkerhet.
- vara stadens kontaktperson gentemot användarna och leverantörerna av systemen.
- vara support för användare och vid behov ta ärenden vidare till leverantörerna eller IT-enheten.
- bevaka teknikutveckling och rättsliga förändringar som påverkar bevarandet och tillhandahållandet av informationen i systemen.
- koordinera och sköta administration av behörigheter.
- samordna och genomföra utbildningar för systemens användare.
- uppdatera och ta fram styrande och stödjande dokument inom arbetsområdet.
- ha löpande kontakter med stadens IT-enhet, förvaltare för andra system och användare.
- projektleda upphandling av nya system och tillkommande moduler, även vara rådgivande vid upphandling av verksamhetssystem som ska anslutas/integreras till systemen.
- tillsammans med arkivarien leda och driva utvecklingen av digitalt långsiktigt bevarande i staden.
- tillsammans med arkivarien driva anslutningsprojekt och sköta löpande arkivvård i e-arkivet.

I dina arbetsuppgifter kan vid behov andra förekommande uppgifter inom stadskansliets övriga verksamhet ingå.

Kvalifikationer
Vi söker dig som har universitets eller högskoleutbildning inom systemvetenskap, alternativt arkiv- och informationsvetenskap, eller har motsvarande utbildning som arbetsgivaren bedömer som likvärdig. Du kan också ha en universitets eller högskoleutbildning inom statsvetenskap eller offentlig förvaltning kombinerat med kurser eller relevant arbetslivserfarenhet.

Du ska ha kunskap om de regelverk som styr arkivområdet, ärende- samt informationshantering. Du bör ha tidigare erfarenhet av digital informationshantering och långsiktigt digitalt bevarande, gärna i offentlig verksamhet.

Meriterande är arbetslivserfarenhet som systemansvarig eller systemförvaltare.

Eftersom du kommer ha både interna och externa kontakter behöver du vara social och serviceinriktad. Det är viktigt att du har en god samarbetsförmåga samtidigt som du kan arbeta självständigt med dina arbetsuppgifter. Du måste tycka om och ha fallenhet för struktur, ordning och reda samt vara noggrann. Du har god förmåga att uttrycka dig på svenska i både tal och skrift och du kan anpassa din kommunikation till olika målgrupper.

Du har pedagogisk förmåga att lära ut och tycker att det är stimulerande och roligt att utbilda och prata inför grupp. Du har förmåga att lösa problem, både på egen hand och tillsammans med andra.

Då vi går mot digital hantering av såväl dokument som information behöver du ha mycket god förståelse för att på ett rättssäkert sätt nyttja de möjligheter som den digitala tekniken erbjuder.

Vi lägger stor vikt vid personliga egenskaper och lämplighet.

Övrig information
Vi erbjuder förutom flexibel arbetstid, friskvårdstimme och friskvårdsbidrag en möjlighet att arbeta på distans i viss omfattning.