Chef till kansliavdelningen

Chef till Kansliavdelningen
Har du tankar om framtiden och drivs du av utmaningar?

Till vår avdelning, Kansliavdelningen, söker vi en ny ledare att fortsätta det pågående utvecklingsarbetet med att digitalisera och effektivisera verksamheten inför framtidens utmaningar. Enheten arbetar mot gemensamma mål såsom att verka för god kvalitet och hög servicegrad genom ökad effektivitet, utveckling och digitalisering.

Om verksamheten
Vi kommer att göra en organisationsförändring inom Administrativa kontoret, där vår blivande Kansliavdelning kommer att bestå av två enheter stadskansliet och överförmyndarnämndens kansli.

Du kommer in i en spännande tid med ansvar för att utveckla avdelningens roll i Staden samt för att skapa gemensamma rutiner, processer och arbetssätt. Enheterna du leder består av åtta medarbetare på stadskansliet och fyra medarbetare på överförmyndarnämndens kansli. I din roll kommer du att leda och utveckla såväl individer som verksamhet för att bidra till en proaktiv verksamhet i framkant. I tjänsten ingår personal-, budget- och verksamhetsansvar för kansliets ansvarsområden.

Vi har ett tydligt mål från våra förtroendevalda att verka för effektivisering och förenkling för de vi är till för, genom att säkerställa att våra medarbetare har rätt metoder och verktyg för utveckling.

Kansliets ansvarsområden
Administration till kommunstyrelsen, kommunfullmäktige, överförmyndarnämnden, valnämnden och utskott.

Sekreterarskap till stadsdirektör, kommunalråd och oppositionsråd. Registratur, beredning av ärenden till nämnd och utskott, utredningsuppdrag inom den egna förvaltningen och stadsövergripande. Därtill är kommunstyrelsen arkivmyndighet och stadskansliet ansvarar för pågående införandeprojekt av e-arkiv. Kansliavdelningen bistår också med service till förvaltningens kontor så som inköp och ekonomiadministration. Administration av borgerlig vigsel, utredningar samt Överförmyndarverksamhet i den egna kommunen.

Ansvara för den administrativa processen vid allmänna val. Ansvarig för stadens dokument- och arkivhantering inkl. ansvar för kommunens gemensamma ärende- och dokumenthanteringssystem.

Arbetsbeskrivning
Som chef över kansliet ingår du i Administrativa kontorets ledningsgrupp och är direkt underställd Administrativa kontorets chef. Som kanslichef ansvarar du också för att operativt genomföra och driva ett utvecklingsarbete i linje med stadens mål- och resursplan.

Kanslichefen har ett viktigt uppdrag att utveckla och kommunicera kansliets uppgifter, uppdrag och rutiner. En prioriterad del är att fortsätta arbetet med digitalisering och E-förvaltning. 

Din utbildning och tidigare erfarenheter
Du har relevant utbildning från högskola och kommunaljuridisk kompetens. Erfarenhet av arbetsledning inom kommunal eller annan offentlig verksamhet är ett krav. Kännedom och erfarenhet av nämnds- och valadministration är önskvärt. Du har en mycket god förmåga att uttrycka dig väl i både tal och skrift.   

Vem söker vi?
Du har några års erfarenhet av ledarskap i en politiskt styrd organisation inom verksamhetsområdet. Du är duktig på att kommunicera, inspirera och driva offentlighetens uppdrag med och genom kansliets medarbetare. Uppdraget ställer krav på förmåga till helhetssyn, samarbete med övriga förvaltningar samt en aktiv omvärldsbevakning. 

Vem är du?
Du har personliga egenskaper som innebär att du

• kan utveckla genom ständiga förbättringar och leda i förändring
• har ett helhetsperspektiv där du analyserar och förstår hur olika delar av verksamheten påverkar varandra
• fattar beslut och tar ansvar för resultat och kvalitet
• har en god kommunikativ förmåga och kan skapa delaktighet och engagemang
• skapar effektiva medarbetargrupper och visar tillit till dina medarbetares förmåga att nå mål
• har förmåga att samarbeta och främja en god arbetsmiljö - visar mognad och mod.
• Vi ser gärna att du har erfarenhet av projektledning och styrning gärna kopplad till digitalisering och kvalitet.
• Vi värdesätter förmågan att kunna presentera komplex information på ett pedagogiskt och tillgängligt sätt och ta egna initiativ till både självständiga och mer övergripande uppdrag för att nå fram.

Tjänsten är en tillsvidareanställning med tillträde enligt överenskommelse.

Välkommen med din ansökan
Låter det här som en tjänst för dig? Då är du välkommen med din ansökan senast 15 augusti